Kamu kurumlarında performans yönetimi çok mühim bir konudur. Bir Ülkede performans yönetimi ne kadar iyi ve ne kadar isabetli uygulanırsa israflar önlenmiş olur ve vergisini veren vatandaşlara o kadar saygı duyulmuş olur.

Kamu kurumlarında performans yönetimi çok mühim bir konudur. Bir Ülkede performans yönetimi ne kadar iyi ve ne kadar isabetli uygulanırsa israflar önlenmiş olur ve vergisini veren vatandaşlara o kadar saygı duyulmuş olur. Performans yönetimi yalnızca kamu kurumları için geçerli değildir. Özel sektörde de geçerlidir. İster kamu isterse özel sektörde olsun, performans yönetimi verimli, etkili ve ekonomik yönetim açısından oldukça gerekli bir uygulamadır. Bu uygulamayı üç ayrı yazıda anlatacağız. Bu ilk bölümde performans yönetimiyle ilgili kavramları açıklayalım. Bunlar işin teorik kısımdır. Daha sonra uygulamaya (pratiğe) ilişkin bilgiler vereceğiz.

a)Performans:

Sözlüklerde performans kelimesinin karşılığı çok çeşitli açıklama ve tanımlamalar mevcuttur. Türk Dili Kurumu sözlüğünde performans sözcüğünün karşılığı olarak 'başarım' şeklinde bir kelime mevcuttur. Başka sözlüklerde performans sözcüğü için 'herhangi bir başarı, elde edilen iyi sonuç, bir şeyin değerini belirleyen nitelikler, herhangi bir olayı veya durumu başarma isteği ve gücü, kişinin yapabileceği en iyi derece, herhangi bir eseri, oyunu, işi ve benzerlerini ortaya koyarken gösterilen başarı' şeklinde tanım ve açıklamalar mevcuttur. Sözlük anlamı bu tanım ve açıklamalarda mevcut olan performansın bir de ıstılahi (mesleki) manası vardır. Zaten, bu yazıda da esas alınan mana da ıstılahi manadır. Performans 'bir kurumun ya da bir personelin maksat ve hedeflere ulaşmada gösterdiği başarı ve etkinlik, iş yapma, icra edebilme kabiliyeti ve dönem sonunda elde edilen sonuçlardır.'

Buna göre performans, hem kurumun genelini ve hem de ayrı ayrı personeli ilgilendiren bir kavramdır. Bu kavramın kurum bazında ölçülmesi kolay olsa da birey bazında ölçüm ve değerlendirmesi kolay değildir. Kolay olması için, her bir personel için kriter ve kuralların önceden konulması ve yıl içerisinde ölçülmesi ve yıl sonunda da değerlendirilmesi gerekir. Uygulamada birçok kurumda personel performans ölçüm ve değerlendirilmesi yapılamamaktadır. Bu yazı da zaten bu sorunu analiz etmek ve çözüm yolları göstermek maksadıyla kaleme alınmıştır.

1.b) Performans Yönetimi:

Devlet Planlama Teşkilatının 2000 yılında hazırladığı 'Kamu Yönetiminin İyileştirilmesi ve Yeniden Yapılandırılması Özel İhtisas Komisyonu Raporunda' performans yönetimi şu şekilde tanımlanmıştır: 'Yönetimin planlama ve denetim faaliyetlerinin daha geniş bir çerçevede ve performans kavramındaki gelişmeler ışığında uygulanmasına yönelik çağdaş bir yönetim anlayışıdır.'

Performans yönetimi son yıllarda çokça duyulan, üzerinde düşünülen ve uygulamaya geçirilmeye çalışan bir kavramdır. Performans yönetimi esasında bir süreçtir, bir yöntemdir. Kurumun misyon ve vizyonunun gerçekleştirilmesinde bir süreç ve yöntemdir. Bu süreçte kurum kaynakları ve insan gücü potansiyelinin en etkin bir şekilde kullanılmaya azami gayret gösterilir. Bunun için baştan itibaren seçme ve eleme metodu kullanılır. En iyi teknik ve idari personel seçilir ve sisteme (performans sistemine) ayak uyduramayan diğer personel ise elenerek hedefe varılmaya çalışılır.

Performans yönetiminde şu beş husus mutlak surette yer almalıdır.

* Performans yönetimini A'dan Z'ye, tabandan tavana kurumun tüm çalışanlarına anlatmak ve farkındalık oluşturmak.

* Etik değerler ve kurum misyonuna bağlılık kültürü oluşturmak.

* Risk odaklı bir yönetim sergilemek.

* Bilgi teknolojilerine dayalı yüksek bir iletişim yanında insani (sosyal) yönü kuvvetli iletişimi de sağlamak.

* Performans ölçüm ve değerlendirme sistemini kurmak.

1.c) Performans Ölçütleri (Ekonomiklik, Verimlilik ve Etkinlik):

Ekonomi yapılan işlerin zamanında, kaliteli ve mümkün olan en az bedelle yapılmasını içermektedir. Ekonomiklik zamanla, kaliteyle ve bedelle ilgili bir kavramdır. Ekonomiklik genel olarak satış hasılatının maliyete bölünmesiyle ortaya çıkan bir değerdir.

Verimlilik kullanılan kaynaklar ile elde edilen çıktılar arasındaki bağıntıyla ilgilidir. Mevcut kaynaklarla azami çıktıların elde edilmesi ve/veya en az kaynakla gerekli çıktıların elde edilmesi durumunda verimlilik sözkonusudur. Verimlilik ile ekonomiklik mal alımları, kaynak kullanımı ve yönetim faaliyetleri gibi bazı durumlarda karıştırılabilmektedir.

Verimlilik çıktının girdiyle bölünmesi suretiyle elde edilen bir değerdir. Verimlilik kurumsal performansın fiziksel bir ölçümüdür.

Etkinlik kelime karşılığı itibariyle iş üretme, faaliyet yapma anlamına gelir. Etkinlik, ekonomikliği ve verimliliği de içine alan geniş bir kavramdır. Etkinlik hedeflenen faaliyetlerin zamanında ve belirlenen şekilde yapılmasıdır. Etkinlik hedefler ile çıktılar ve etkiler arasındaki bağıntıyla ilgilidir. Etkinlik değerlendirilmesinde programların hazırlanması, karar alma ve uygulama sistemleri, tekrarlanan işler ve yatırımların değerlendirilmesi öncelikli konular arasındadır.

Performans yönetimi ya da denetiminde çıktıların ekonomi, etkinlik ve verimlilik açısından gerekli etkiyi gerçekleştirip gerçekleştirmediğini değerlendirdiği gibi, bu çıktılar elde edilirken kullanılan kaynakların da verimli ve ekonomik şekilde kullanılıp kullanılmadığını değerlendirmesi sağlanmaktadır.

1.d) Performans Ölçümü:

Performans denildiğinde hemen peşinde iki husus akla gelmektedir. Bunlar ölçme ve değerlendirmedir. Nerede performans gündeme gelse, orada ölçme ve değerlendirme gündeme gelir. Performans ölçümü, bir kurumun ya da personelin etkinlik ve çalışma durumunun izlenmesi, rapor, tutanak ve benzeri belgeler ile kayıt altına alınmasıdır. Performans ölçümlerinde, kurumun ya da personelin kaynakları, gelirleri, giderleri, ürünleri ve yapılan tüm iş ve işlemler kayıt ve gözetim altına alınır. Bunlar teorik olarak böyledir. Kamu kurumlarında kayıtlı ve muntazam performans ölçümü sözkonusu değildir. Performans ölçümü daha çok özel işletmelerde uygulana gelmektedir. İşletmeler karlarını maksimize etmek, ayakta kalmak ve rakip firmalarla yarışabilmek için performans ölçümüne ihtiyaç duyarlar.

Performans konusunda 2003 yılında hazırlanan Sayıştay Raporu'na göre performans ölçümü şu şekilde açıklanmıştır: 'Bir kurumun önceden belirlenen amaçlara ve hedeflere göre ortaya çıkan ürünleri, hizmetleri ve/veya sonuçları birlikte değerlendirmesine yönelik analitik bir süreçtir. Performans ölçümü bir kurumun kullandığı kaynakları, ürettiği ürün ve hizmetleri, elde ettiği sonuçları takip edebilmesi için düzenli ve sistematik biçimde veri toplaması, bunları analiz etmesi ve raporlaması olarak tanımlanmaktadır.' Bu açıklama ve tanımlarda kurumsal performans öne çıkmaktadır.

Bu açıklamalardan çıkan sonuca göre, performans ölçümü, kurumların ya da işletmelerin önceden belirlenen hedeflerine ve maksatlarına ne ölçüde ulaşıldığını belirleyen bir çalışmadır.

1.e) Performans Değerlendirmesi:

Bir kurumda ya da işletme çalışan personelin çalışma ve etkinliğinin belirli form ve belgeler üzerinden periyodik olarak değerlendirilmesidir. Bu değerlendirmede personelin temsil yeteneğinden başlanarak, verimlilik ve çalışma kapasitesi, kendisini iade yeteneği, bilgi ve tecrübesi, amirlerine ve astlarına karşı davranış şekilleri, öğrenme ve kendisini yetiştirme kabiliyeti, başardığı ya da başaramadığı işler ve benzeri hususlara göre kapsamlı değerlendirmeler yapılır.

Performans değerlendirmesi genelde bir yıl üzerinden gerçekleştirilir. Performans değerlendirmesinin genelde üç maksadı bulunmaktadır. Birincisi, personelin iş başarım düzeyi hakkında bilgi sahibi olmaktır. İkinci maksadı, personelin ücret artışı ve yükselmesi için bir kriter (ölçüt) ve tespit (bulgu) elde etmektir. Üçüncüsü ise personele gerekli yön vermektir. Başarılı ise başarısını daha da artırması, başarısız ise bunu gidermesi için personele yön vermektir.

Bütün bunların yerine getirilmesi ancak performans yönetimi süreci ve yöntemleriyle olur.

(Bundan sonraki yazımızda aynı konuya kaldığımız yerden devam edeceğiz)